Как оформить протокол заседания правления ТСЖ
Принятые правлением решения подлежат оформлению протоколом заседания правления, который подписывается председателем правления ТСЖ и секретарем заседания правления товарищества.
По своей сути заседание правления представляет собой очное, очно-заочное или дистанционное собрание членов правления, на котором они обсуждают текущие вопросы деятельности ТСЖ в рамках компетенции правления, как исполнительного органа товарищества.
Требования к протоколу заседания правления товарищества
К протоколу заседания Правления товарищества специальных требований не предъявляется, поскольку отсутствует специальный закон, регламентирующий внутреннюю деятельность ТСЖ.
Поскольку особых требований для товарищества не установлено, то можно использовать ст.181.2 Гражданского кодекса РФ, в силу которой в протоколе заседания правления можно отразить следующие сведения:
- дата и время проведения заседания,
- место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов правления в заседании, а в случаях заочного голосования — дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов правления, и способ отправки этих документов;
- сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;
- результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
- сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам;
- сведения о лицах, голосовавших против принятия решения и потребовавших внести запись об этом в протокол;
- сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если член правления требует их внести в протокол;
- сведения о лицах, подписавших протокол.
Особые требования к ведению протокола могут быть также установлены уставом товарищества. В таком случае они будут обязательны к исполнению.
При использовании описанных правил протокол заседания правления будет оформлен юридически грамотно.
Хранение протоколов заседания правления ТСЖ
Товарищество обязано хранить в своих делах протоколы всех заседаний правления, поскольку у членов ТСЖ, а также у иных собственников помещений в многоквартирном доме в соответствии со ст. 143.1 Жилищного кодекса РФ, есть право знакомиться с такими протоколами.
В рамках исполнения обязанности по ведению делопроизводства правление товарищества должно обеспечить такие условия хранения протоколов, чтобы право на ознакомление было реализуемым. На практике все протоколы хранятся в кабинете председателя правления.
В целях оперативного доступа к протоколам заседаний как правления, так и общих собраний членов ТСЖ, целесообразно организовать хранение электронных копий протоколов с возможностью удаленного (дистанционного) доступа к ним. Такое решение позволит каждому члену правления в любое время получать информацию о принятых решениях. Как правило, для организации такой возможности используют облачные хранилища, которые позволяют:
- хранить протоколы заседаний в электронных папках сразу со всеми приложениями;
- делиться ссылкой на соответствующую папку с протоколом – это бывает удобно при обсуждении какого-то вопроса, который был предметом рассмотрения на заседании правления;
- искать конкретные протоколы заседаний по их названию или содержимому.
