Порядок заверения копий официальных документов
Копии официальных документов, образующихся в деятельности ТСЖ, (устав, протокол, договор и др.) правомочны заверять председатель правления и иные уполномоченные на это должностные лица товарищества, а также представители ТСЖ, которым такие полномочия переданы на основании доверенности.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) копией документа признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, в то время как заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Реквизит, используемый для придания копии правового статуса, именуется отметкой о заверении копии.
Грамотное заверение копии официального документа.
Уполномоченное должностное лицо, заверяющее копию документа, должно визуально убедиться в полном соответствии воспроизведенной на копии документа информации сведениям, данным и внешним признакам, содержащимся в документе, с которого воспроизведена копия.
Должностное лицо не вправе заверять копию документа, если такая копия имеет нечитаемые фрагменты текста (неясный текст), реквизитов или печати либо какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Согласно п. 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Председатель правления ТСЖ «Согласие» / Личная подпись / И.И. Иванов
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению ТСЖ.
В состав в реквизита «Подпись», в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, входят наименование должности лица, личная подпись, а также ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Отметку о заверении на копиях документов, объем которых превышает один лист, допускается наносить на оборотной стороне последнего листа, если они прошиты, пронумерованы, скреплены оттиском печати ТСЖ. В этом случае удостоверительная надпись дополняется указанием количества листов копии: «Всего в копии __ л.»
